Quand rien ne va plus et que ça déborde de partout, c’est le moment d’arrêter.
« D’arrêter, Byanca? Es-tu folle? Il faut que je travaille encore plus pour passer à travers tout ce que j’ai à faire! C’est un coup à donner, ensuite ça ira mieux. »
Bah, non! La réalité c’est que, même si tu « donnes la claque » pendant un mois, ça va être encore la même histoire le mois suivant, puis l’autre et l’autre. Tu l’as probablement déjà constaté par toi-même, mais tu continues de te faire croire que ça va passer, pas vrai?
En t’arrêtant pour prendre un pas de recul, analyser la situation et mettre en place des solutions durables, tu vas pouvoir repartir du bon pied, la tête tranquille et les idées plus claires. Tu vas même récupérer de précieuses heures dans ta journée et mieux dormir. Il n’y a pas mieux à faire, je te le jure!
Avoue que ça te tente de vivre de cette façon toi aussi?!
Ça tombe bien, ce mois-ci, je te propose ma solution en 3 étapes pour déléguer stratégiquement et efficacement.
Chère adjointe virtuelle, je ne t’oublie pas! Tu trouveras aussi des pistes pour accompagner tes clients dans cet exercice de délégation qui peut s’avérer ardu pour plusieurs.
Inventer des heures dans une journée en 3 étapes simples
- Prends une pause de tout, fait de la place sur ton bureau et épure ton environnement immédiat, ton lieu de travail. Déjà, ta tête y verra plus claire.
- Télécharge ensuite mon Guide d’analyse des projets et taches de mon entreprise | Quoi déléguer? et suis-le attentivement, étape par étape.
- Pour alimenter tes réflexions, tu trouveras dans mon blogue plus de 75 manières et plus pour ajouter des heures à tes journées. Inspire-toi de cette liste pour bâtir la tienne.
Si tu gères une équipe de travail à qui tu souhaites déléguer de nouveaux mandats ou que tu es une adjointe virtuelle à qui tes clients confient des tâches pour alléger leur assiette, assure-toi d’intégrer également ces composantes dans ta réflexion :
De la clarté
En effet, c’est certain que tu ne seras jamais satisfait des résultats en déléguant sans fournir des consignes claires à ceux qui vont t’aider à gagner du temps. Tu dois être bien précis en mentionnant tes attentes.
Si tu es AV, alors assure-toi de demander à ton client ses attentes et de les reformuler dans tes propres mots afin qu’il confirme que tu les as bien comprises.
Les outils nécessaires
Que tu délègues à un employé ou en impartition, assure-toi que ton bras droit possède les outils et équipements nécessaires à la réalisation des tâches demandées.
Si tu es AV, assure-toi de disposer des bons outils avant d’accepter le mandat. Il n’y a pas pire publicité qu’un travail mal réalisé!
Du soutien
Les gens à qui tu confies de nouvelles tâches ne les ont peut-être jamais réalisées auparavant. Rends-toi disponible pour répondre à leurs questions pendant la période d’apprentissage. Évite toutefois de demander continuellement des comptes-rendus à tes acolytes. Ils pourraient interpréter ce comportement comme un manque de confiance à leur égard. Pour diminuer le temps passé à offrir du soutien, on opte pour un allié expérimenté, comme une adjointe virtuelle par exemple.
De la rétroaction
Le meilleur moyen de développer un lien de confiance avec les personnes à qui tu délègues, c’est de leur offrir une rétroaction au fur et à mesure qu’ils livrent certains mandats. Cet exercice doit être constructif et positif, mais authentique et transparent. L’objectif est d’ajuster le tir, au besoin, de manière à ce que les prochains mandats délégués soient encore mieux réalisés.
Si tu es AV, c’est à toi de prendre le lead et de demander une rétroaction à ton client. Poses-lui des questions ouvertes et apprends à creuser les réponses. Les clients ne sont pas toujours à l’aise de mentionner que ça ne va pas.
Sur ce, je te souhaite que cet exercice soit agréable et profitable et je demeure disponible pour te soutenir dans cette étape su important pour toi et pour ton entreprise.
